以前我主要使用備忘錄與提醒事項來管理任務，但備忘錄本質上是一篇篇筆記，無法主動提醒，容易錯過有時效性的任務，提醒事項則過於精簡，難以系統管理大型任務，直到 Notion 日曆推出後，我才終於重回行事曆的懷抱，並且重新使用除了看日期以外的功能。

底層邏輯：行事曆用來保護、備忘錄用來記錄

• 行事曆：應該用來保護專注時間，記錄有固定時間的事件，如會議、行程等。
• 備忘錄：負責收集所有的待辦事項，這些事項可以稍後處理，不必立刻進入行事曆。

1. 時間管理的誤區

• 時間無法掌控：我們不能真正控制時間，當時鐘走了一圈又會回到原點，但時間不會，因此應該管理如何處理、追蹤和記錄任務。
• 誤區：把行事曆作為規劃時間的工具，因此把任務以時間為單位安排到行事曆上，以為這樣能提高效率。
• 結果：版面變得很瑣碎、很有壓力，變成單純的待辦清單，因為壓力而無法如期達成，於是變成一個五顏六色，光看不做的時間表。
• 問題根源：並非所有的任務都適合直接安排到行事曆中，以安排時間的角度做規劃。所謂時間管理，真正重要的往往也不是安排時間。重要的並不是時間的安排，而是如何合理規劃任務。

2. 有效的時間記錄

• 區分哪些適合進一步記錄：辨識哪些任務需要詳細記錄，是建立任務管理思維所要做的事情，就像推動遊戲劇情，基本上可以區分為兩大類：「事件」(event)與「任務」(task)。
  • 有固定發生時間的事件，如會議、聚會等，應該被記錄在行事曆上，以便提醒自己時間的安排。直接記錄可助於記住與提醒，明確知道自己哪些時間已經被占用。
  • 而那些需要分步推進的任務，如寫報告、整理報表、企劃產品或完成一個專案，則不適合直接塞進行事曆，因為它們的完成時間往往是靈活的。硬去安排時間，可能會失去彈性，甚至是事情做不好導致自信下降，還浪費了明明可以利用的空檔時間。
• 針對性復盤：針對已完成的任務進行回顧和分析。

3. 無效的時間管理

• 過度勤奮的無效記錄：不必要的詳細記錄反而浪費時間，過於執著於記錄每一件小事，甚至為無法預期的任務安排固定的時間。這不僅沒有幫助，還會使行事曆變得過於擁擠，反而讓人更難集中注意力。造成生產力過剩的反效果。
• 拼命把時間塞滿：試圖在每一分鐘都安排任務，導致疲勞和效率低下。以番茄鐘舉例，工作時沒有動力，因此開啟番茄鐘強行暗示自己，但又對於工作沒有規劃，乾脆狠狠的填滿番茄鐘，直到最後才發現自己一直在做瑣碎的事，根本就沒有處理完正事，然後還對列表上滿滿的番茄鐘沾沾自喜，造成無效的勤奮。

4. 行事曆與待辦清單

• 行事曆--用來保護：行事曆應該用來安排真正重要的固定專注時間、事件，而不是填滿所有時間。這樣才能真正保護任務並確保休息。
• 待辦清單--收集任務：待辦清單用來收集所有待處理任務，但這些任務不一定要立即處理。將所有事情記錄下來，然後再根據實際情況進行排序，這樣可以有效減少焦慮感，並提高工作效率。

5. 時間管理的原則

• 設計停頓點：在工作中設置休息時間，讓自己能夠從工作慣性中抽離出來，重新評估和調整方向。(何為真正的休息)

總結

靈活運用行事曆與待辦清單等工具的配合使用能夠大幅提升我們的時間管理效率。行事曆不是用來填滿每一分鐘，而是用來保護重要的時間，幫助我們專注於真正有價值的工作。

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